MẪU ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC TRƯỚC 45 NGÀY ĐÚNG QUY ĐỊNH

Khi đã có quyết định nghỉ việc, nhiều người lao động thường băn khoăn cần báo trước bao lâu, ghi đơn thế nào để đúng quy định và vẫn giữ được thiện cảm với công ty. Trong đó, mốc 45 ngày áp dụng với người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn.

Bài viết dưới đây, HBR Holdings Careers cung cấp mẫu đơn xin nghỉ việc trước 45 ngày có thể sử dụng ngay, kèm hướng dẫn cách xác định ngày nghỉ dự kiến, bàn giao công việc và hoàn tất các thủ tục cần thiết một cách chuyên nghiệp.

1. Nghỉ việc trước 45 ngày có đúng quy định không?

Có, nếu người lao động đang làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn và thực hiện đầy đủ thời hạn báo trước. Tuy nhiên, 45 ngày là mốc áp dụng cho một nhóm hợp đồng cụ thể, không phải quy định chung cho mọi trường hợp nghỉ việc.

1.1. Trường hợp nào người lao động phải báo trước 45 ngày?

Theo Điều 35 Bộ luật Lao động 2019, người lao động làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn cần báo trước cho công ty ít nhất 45 ngày khi đơn phương chấm dứt hợp đồng.

Hợp đồng không xác định thời hạn là loại hợp đồng không ghi rõ thời điểm kết thúc. Vì vậy, trước khi viết đơn xin nghỉ việc trước 45 ngày, bạn nên kiểm tra lại hợp đồng đang ký để xác định đúng loại hợp đồng và thời hạn báo trước cần áp dụng.

Cần hiểu đúng rằng đây là thời hạn báo trước, không phải thời gian công ty phải “duyệt” đơn nghỉ việc. Khi đã thông báo đúng cách, đủ thời hạn và không thuộc nhóm ngành nghề đặc thù, người lao động có thể đơn phương chấm dứt hợp đồng theo quy định. 

1.2. Các thời hạn báo trước khác cần biết

Thời hạn báo trước khi nghỉ việc phụ thuộc vào loại hợp đồng lao động:

• Hợp đồng lao động không xác định thời hạn: Ít nhất 45 ngày.
• Hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12 đến 36 tháng: Ít nhất 30 ngày.
• Hợp đồng lao động xác định thời hạn dưới 12 tháng: Ít nhất 3 ngày làm việc.

Với một số ngành, nghề hoặc công việc đặc thù như thành viên tổ lái tàu bay, nhân viên bảo dưỡng tàu bay, thuyền viên làm việc trên tàu hoạt động ở nước ngoài…, thời hạn báo trước có thể là ít nhất 120 ngày hoặc bằng một phần tư thời hạn hợp đồng. Vì vậy, người lao động trong nhóm công việc này cần kiểm tra thêm quy định chuyên ngành trước khi xác định ngày nghỉ. 

Pháp luật cũng cho phép người lao động nghỉ việc không cần báo trước trong một số trường hợp, chẳng hạn:

• Không được bố trí đúng công việc, địa điểm hoặc điều kiện làm việc đã thỏa thuận.
• Không được trả đủ lương hoặc trả lương đúng hạn, trừ trường hợp luật có quy định khác.
• Bị ngược đãi, cưỡng bức lao động, quấy rối tình dục tại nơi làm việc.
• Lao động nữ mang thai phải nghỉ việc theo chỉ định phù hợp quy định.
• Đủ tuổi nghỉ hưu, trừ khi hai bên có thỏa thuận khác.
• Người sử dụng lao động cung cấp thông tin không trung thực làm ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng.

1.3. Cách tính ngày báo trước 45 ngày để tránh nghỉ sai quy định

Để hạn chế tranh chấp về thời điểm nghỉ việc, bạn nên xác định ngày báo trước theo trình tự sau:

• Xác định ngày làm việc cuối cùng dự kiến. Đây là ngày bạn kết thúc công việc và hoàn tất bàn giao.
• Đếm lùi ít nhất 45 ngày để chọn thời điểm gửi thông báo nghỉ việc.
• Gửi đơn hoặc email theo kênh công ty quy định và lưu lại bằng chứng về thời điểm công ty đã nhận thông báo.

Mốc 45 ngày được hiểu là 45 ngày liên tục, bao gồm cả ngày nghỉ hằng tuần, ngày lễ và ngày nghỉ Tết. Khác với thời hạn “3 ngày làm việc” của hợp đồng dưới 12 tháng, bạn không loại trừ thứ Bảy, Chủ nhật hay ngày lễ khi tính mốc 45 ngày.

Nếu đơn vị có quy định nội bộ về người nhận đơn, biểu mẫu, thời gian bàn giao hoặc quy trình phê duyệt, bạn nên tuân thủ để quá trình nghỉ việc diễn ra thuận lợi. Trường hợp thời điểm nghỉ việc, loại hợp đồng hoặc lý do nghỉ có yếu tố phức tạp, nên trao đổi với bộ phận nhân sự hoặc tham vấn chuyên gia pháp lý trước khi chốt ngày làm việc cuối cùng.

2. Đơn xin nghỉ việc trước 45 ngày cần có những nội dung gì?

Một đơn xin nghỉ việc trước 45 ngày không cần trình bày dài, nhưng cần thể hiện rõ thời điểm thông báo, ngày làm việc cuối cùng và tinh thần hợp tác trong giai đoạn bàn giao. Đây cũng là căn cứ để công ty sắp xếp nhân sự, xử lý công việc và hoàn tất các thủ tục liên quan cho người lao động.

2.1. Thông tin người gửi và người nhận

Phần đầu đơn cần ghi đầy đủ các thông tin cơ bản của người làm đơn:

• Họ và tên, chức danh, phòng ban của người lao động.
• Tên người nhận đơn, thường là Ban Giám đốc, phòng Nhân sự hoặc quản lý trực tiếp theo quy định nội bộ.
• Tên công ty.
• Ngày, tháng, năm làm đơn.

Thông tin nên được ghi chính xác, thống nhất với hợp đồng lao động và hồ sơ nhân sự để tránh phải điều chỉnh về sau.

2.2. Lý do xin nghỉ việc

Người lao động có thể nêu lý do nghỉ việc một cách ngắn gọn, lịch sự như chuyển hướng nghề nghiệp, thay đổi kế hoạch cá nhân, lý do gia đình hoặc không thể tiếp tục đáp ứng yêu cầu công việc.

Không cần trình bày quá chi tiết về vấn đề riêng tư hay đưa các nhận xét tiêu cực về công ty, quản lý và đồng nghiệp. Mục tiêu của đơn là thông báo việc chấm dứt hợp đồng, không phải nơi để tranh luận hoặc giải quyết mâu thuẫn.

2.3. Thời điểm gửi đơn và ngày làm việc cuối cùng

Đây là nội dung quan trọng nhất trong đơn xin nghỉ việc trước 45 ngày. Bạn cần ghi rõ:

• Ngày gửi thông báo nghỉ việc.
• Ngày làm việc cuối cùng dự kiến.
• Căn cứ về thời hạn báo trước theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn.

Ví dụ: “Tôi làm đơn này vào ngày 01/08/2026 và dự kiến ngày làm việc cuối cùng là 14/09/2026.”

Việc ghi ngày cụ thể giúp hai bên dễ đối chiếu thời hạn báo trước và chủ động sắp xếp kế hoạch bàn giao.

2.4. Kế hoạch bàn giao công việc, tài sản và hồ sơ

Trong đơn, người lao động nên thể hiện cam kết phối hợp bàn giao công việc trước ngày nghỉ. Nội dung có thể bao gồm:

• Các đầu việc đang thực hiện và tiến độ hiện tại.
• Hồ sơ, dữ liệu, tài khoản công việc cần chuyển giao.
• Tài sản của công ty như máy tính, thẻ nhân viên, thiết bị, giấy tờ hoặc công cụ làm việc.
• Người tiếp nhận bàn giao theo phân công của quản lý hoặc công ty.

Bạn không nhất thiết phải liệt kê toàn bộ chi tiết trong đơn, nhưng nên nêu rõ thiện chí hoàn tất bàn giao đầy đủ, đúng thời hạn

2.5. Đề nghị công ty xác nhận các quyền lợi liên quan

Phần cuối đơn có thể đề nghị công ty và phòng Nhân sự hỗ trợ xác nhận quy trình nghỉ việc, đồng thời hoàn tất các quyền lợi liên quan sau khi chấm dứt hợp đồng, bao gồm lương, phép năm chưa sử dụng, hồ sơ bảo hiểm xã hội, giấy tờ xác nhận quá trình làm việc và các khoản khác nếu đủ điều kiện theo quy định.

Nên dùng cách diễn đạt trung tính như: “Kính đề nghị Công ty hỗ trợ xác nhận thời điểm chấm dứt hợp đồng và hướng dẫn tôi hoàn tất các thủ tục, quyền lợi liên quan theo quy định.”

Sau khi hợp đồng chấm dứt, người sử dụng lao động và người lao động có trách nhiệm thanh toán các khoản liên quan trong thời hạn luật định, trừ một số trường hợp đặc biệt có thể kéo dài. 

XEM THÊM:

• 5+ MẪU EMAIL XIN VIỆC GIÚP TĂNG TỶ LỆ PHẢN HỒI & CÁCH VIẾT CHUẨN
• [KÈM MẪU] CÁCH PHẢN HỒI EMAIL PHỎNG VẤN XIN VIỆC CHUYÊN NGHIỆP

3. Hướng dẫn cách viết đơn xin nghỉ việc trước 45 ngày lịch sự, chuyên nghiệp

Đơn xin nghỉ việc trước 45 ngày cần thể hiện rõ thông tin cần thiết, giúp công ty chủ động sắp xếp nhân sự và người lao động hoàn tất trách nhiệm trước khi nghỉ. Cách viết tốt nhất là ngắn gọn, rõ ràng và giữ thái độ hợp tác.

3.1. Ghi rõ loại hợp đồng và thời hạn báo trước

Trong nội dung đơn, bạn nên nêu căn cứ về thời hạn báo trước để công ty dễ xác định ngày nghỉ dự kiến. Với hợp đồng lao động không xác định thời hạn, thời gian báo trước tối thiểu là 45 ngày.

Có thể diễn đạt: “Căn cứ theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn đã ký kết, tôi thông báo chấm dứt hợp đồng lao động và bảo đảm thời hạn báo trước tối thiểu 45 ngày theo quy định.”

Cách ghi này giúp đơn rõ ràng hơn mà không cần trình bày dài về quy định pháp luật.

3.2. Trình bày lý do ngắn gọn, phù hợp

Lý do nghỉ việc nên được nêu một cách trung tính, đủ để người nhận hiểu quyết định của bạn. Bạn có thể chọn các lý do như định hướng nghề nghiệp mới, kế hoạch cá nhân, lý do gia đình hoặc không thể tiếp tục đáp ứng yêu cầu công việc.

Không nên đưa vào đơn các nhận xét cảm tính, chỉ trích quản lý, đồng nghiệp hoặc những mâu thuẫn nội bộ. Nếu có vấn đề cần phản ánh, bạn có thể trao đổi riêng với bộ phận nhân sự hoặc quản lý qua kênh phù hợp.

3.3. Nêu ngày nghỉ việc dự kiến cụ thể

Thay vì chỉ viết “xin nghỉ sau 45 ngày”, hãy ghi rõ ngày gửi đơn và ngày làm việc cuối cùng dự kiến. Điều này giúp hai bên dễ đối chiếu thời hạn báo trước, lập kế hoạch bàn giao và hoàn tất thủ tục nghỉ việc.

Ví dụ: “Tôi gửi đơn này ngày 01/08/2026 và dự kiến ngày làm việc cuối cùng là 14/09/2026.”

Trước khi chốt ngày, bạn nên kiểm tra lại loại hợp đồng, thời gian báo trước cần áp dụng và quy định nội bộ của công ty

3.4. Cam kết hoàn tất bàn giao trước khi nghỉ

Bàn giao đầy đủ là một phần quan trọng để kết thúc công việc chuyên nghiệp. Trong đơn, bạn nên khẳng định sẽ phối hợp với quản lý và các bộ phận liên quan để hoàn tất công việc đang phụ trách, hồ sơ, dữ liệu, tài khoản và tài sản công ty được giao.

Bạn có thể viết: “Trong thời gian báo trước, tôi cam kết hoàn tất công việc còn lại và bàn giao đầy đủ theo sự phân công, hướng dẫn của Công ty.”

Sau khi gửi đơn, hãy chủ động lập danh sách các đầu việc, tiến độ, người tiếp nhận và thời hạn xử lý để việc bàn giao diễn ra minh bạch, hạn chế ảnh hưởng đến đội nhóm.

3.5. Giữ thái độ tôn trọng dù nghỉ việc vì bất kỳ lý do nào

Dù quyết định nghỉ việc xuất phát từ lý do nào, đơn xin nghỉ vẫn nên giữ giọng điệu lịch sự và tôn trọng. Bạn có thể gửi lời cảm ơn công ty, quản lý hoặc đồng nghiệp vì thời gian hợp tác và những kinh nghiệm đã có.

Một lời kết ngắn gọn như “Tôi xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo và các anh/chị đồng nghiệp đã hỗ trợ tôi trong thời gian công tác” sẽ tạo thiện cảm và giúp bạn duy trì mối quan hệ chuyên nghiệp sau khi rời đi.

Nghỉ việc đúng quy trình là cách bảo vệ quyền lợi của bản thân, đồng thời thể hiện trách nhiệm với công việc và tập thể đã đồng hành cùng bạn.

XEM THÊM:

• CÁCH VIẾT CV XIN VIỆC KẾ TOÁN MỚI RA TRƯỜNG TỪ A-Z KÈM MẪU CHUẨN ATS
• BÍ QUYẾT VIẾT EMAIL GỬI CV XIN VIỆC CHINH PHỤC NHÀ TUYỂN DỤNG

4. [TẢI MẪU] Đơn xin nghỉ việc trước 45 ngày đúng quy định

Dưới đây là mẫu đơn dành cho người lao động ký hợp đồng không xác định thời hạn. Trước khi gửi, hãy thay các phần trong ngoặc vuông bằng thông tin thực tế và kiểm tra lại ngày làm việc cuối cùng để bảo đảm đủ ít nhất 45 ngày báo trước.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC

Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty [Tên công ty]
Kính gửi: Phòng Nhân sự và [Tên quản lý trực tiếp]

Tôi tên là: [Họ và tên]
Chức danh: [Chức danh công việc]
Bộ phận: [Phòng ban]
Số hợp đồng lao động: [Số hợp đồng, nếu có]

Tôi làm đơn này để thông báo về việc đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động tại Công ty.

Căn cứ theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn đã ký kết, tôi thực hiện thông báo trước ít nhất 45 ngày theo quy định. Ngày gửi thông báo là [ngày/tháng/năm] và ngày làm việc cuối cùng dự kiến của tôi là [ngày/tháng/năm].

Lý do xin nghỉ việc: [Ví dụ: Tôi mong muốn chuyển hướng phát triển nghề nghiệp/Do kế hoạch cá nhân và gia đình].

Trong thời gian báo trước, tôi cam kết phối hợp hoàn tất các công việc đang phụ trách, bàn giao hồ sơ, dữ liệu, tài khoản công việc và tài sản của Công ty theo sự phân công, hướng dẫn của quản lý cùng các bộ phận liên quan.

Kính đề nghị Công ty xác nhận thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và hỗ trợ tôi hoàn tất các thủ tục, quyền lợi liên quan theo quy định.

Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh đạo, quản lý và các anh/chị đồng nghiệp đã hỗ trợ tôi trong thời gian công tác tại Công ty.

Kính mong Công ty xem xét và xác nhận

Tải mẫu đơn xin nghỉ việc trước 45 ngày thông dụng, TẠI ĐÂY!

5. Một số mẫu đơn xin nghỉ việc trước 45 ngày theo từng tình huống

Dưới đây là các mẫu dành cho người lao động ký hợp đồng không xác định thời hạn. Bạn cần thay thông tin trong ngoặc vuông và kiểm tra ngày làm việc cuối cùng để bảo đảm thời hạn báo trước tối thiểu 45 ngày.

5.1. Mẫu đơn xin nghỉ việc trước 45 ngày thông dụng

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC

Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty [Tên công ty]

Kính gửi: Phòng Nhân sự và [Tên quản lý trực tiếp]

Tôi tên là: [Họ và tên]

Chức danh: [Chức danh]

Bộ phận: [Phòng ban]

Tôi làm đơn này để thông báo về việc đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động tại Công ty.

Căn cứ theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn đã ký kết, tôi thông báo trước ít nhất 45 ngày theo quy định. Ngày gửi đơn là [ngày/tháng/năm], ngày làm việc cuối cùng dự kiến là [ngày/tháng/năm].

Lý do xin nghỉ việc: [Nêu ngắn gọn lý do phù hợp].

Trong thời gian báo trước, tôi cam kết hoàn thành các công việc còn lại, phối hợp bàn giao đầy đủ hồ sơ, dữ liệu, tài sản và các nội dung liên quan theo sự phân công của Công ty.

Kính đề nghị Công ty hỗ trợ xác nhận thời điểm chấm dứt hợp đồng và hướng dẫn tôi hoàn tất các thủ tục, quyền lợi liên quan theo quy định.

Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh đạo, quản lý và các anh/chị đồng nghiệp đã hỗ trợ tôi trong thời gian làm việc tại Công ty.

5.2. Mẫu đơn xin nghỉ việc để chuyển hướng nghề nghiệp

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC

Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty [Tên công ty]

Kính gửi: Phòng Nhân sự và [Tên quản lý trực tiếp]

Tôi tên là: [Họ và tên]

Chức danh: [Chức danh]

Bộ phận: [Phòng ban]

Tôi viết đơn này để thông báo về việc xin nghỉ việc tại Công ty kể từ ngày [ngày/tháng/năm].

Sau thời gian cân nhắc định hướng phát triển cá nhân, tôi quyết định chuyển sang một lĩnh vực/vị trí phù hợp hơn với kế hoạch nghề nghiệp trong giai đoạn tới. Vì vậy, tôi xin được đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định.

Căn cứ theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, tôi gửi thông báo trước ít nhất 45 ngày. Ngày làm việc cuối cùng dự kiến của tôi là [ngày/tháng/năm].

Trong thời gian còn lại, tôi sẽ chủ động hoàn thành các công việc đang phụ trách, lập kế hoạch bàn giao và phối hợp với người tiếp nhận để hạn chế ảnh hưởng đến tiến độ chung của bộ phận.

Kính đề nghị Công ty hỗ trợ xác nhận thời điểm nghỉ việc và hoàn tất các thủ tục liên quan theo quy định.

Tôi trân trọng cảm ơn Ban Lãnh đạo, quản lý cùng các anh/chị đồng nghiệp đã đồng hành, hỗ trợ và tạo điều kiện để tôi học hỏi trong thời gian công tác.

5.3. Mẫu đơn xin nghỉ việc vì lý do cá nhân hoặc gia đình

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC

Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty [Tên công ty]

Kính gửi: Phòng Nhân sự và [Tên quản lý trực tiếp]

Tôi tên là: [Họ và tên]

Chức danh: [Chức danh]

Bộ phận: [Phòng ban]

Hiện tại, do có kế hoạch cá nhân/lý do gia đình cần ưu tiên giải quyết, tôi không thể tiếp tục duy trì công việc như hiện tại. Vì vậy, tôi làm đơn này xin được chấm dứt hợp đồng lao động tại Công ty.

Theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn đã ký, tôi thực hiện thông báo trước ít nhất 45 ngày. Ngày gửi đơn là [ngày/tháng/năm] và ngày làm việc cuối cùng dự kiến là [ngày/tháng/năm].

Trong thời gian báo trước, tôi cam kết phối hợp hoàn tất công việc, bàn giao hồ sơ, dữ liệu, tài sản và các đầu việc liên quan theo hướng dẫn của quản lý cùng Công ty.

Kính đề nghị Công ty xem xét, xác nhận thời điểm chấm dứt hợp đồng và hỗ trợ tôi hoàn tất các thủ tục, quyền lợi liên quan theo quy định.

Tôi xin chân thành cảm ơn Công ty, quản lý và các anh/chị đồng nghiệp đã hỗ trợ tôi trong suốt thời gian làm việc.

5.4. Mẫu email thông báo nghỉ việc trước 45 ngày

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC

Tiêu đề email: Thông báo nghỉ việc – [Họ và tên] – [Chức danh]

Kính gửi Anh/Chị [Tên quản lý] và Phòng Nhân sự,

Tôi là [Họ và tên], hiện đang đảm nhiệm vị trí [Chức danh] tại [Phòng ban].

Tôi viết email này để thông báo về quyết định đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động. Căn cứ theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn đã ký kết, tôi thực hiện thông báo trước ít nhất 45 ngày.

Ngày gửi thông báo: [ngày/tháng/năm]
Ngày làm việc cuối cùng dự kiến: [ngày/tháng/năm]

Lý do nghỉ việc: [Nêu ngắn gọn, ví dụ: Tôi mong muốn chuyển hướng phát triển nghề nghiệp/Do kế hoạch cá nhân và gia đình].

Trong thời gian báo trước, tôi sẽ hoàn thành các công việc còn lại và phối hợp bàn giao hồ sơ, dữ liệu, tài sản cùng các đầu việc liên quan theo sự phân công của Công ty.

Kính mong Anh/Chị và Phòng Nhân sự hỗ trợ xác nhận thông tin, đồng thời hướng dẫn tôi hoàn tất thủ tục nghỉ việc và các quyền lợi liên quan.

Tôi chân thành cảm ơn Anh/Chị cùng Công ty đã hỗ trợ tôi trong thời gian công tác.

XEM THÊM:

• TỔNG HỢP MẪU CV XIN VIỆC BẰNG TIẾNG ANH CHUẨN VÀ CHUYÊN NGHIỆP
• QUY TRÌNH KIỂM DUYỆT HỒ SƠ XIN VIỆC SƠ YẾU LÝ LỊCH CHUẨN DÀNH CHO HR

6. Quy trình nghỉ việc đúng quy định sau khi gửi đơn

Sau khi gửi đơn xin nghỉ việc trước 45 ngày, người lao động cần chủ động phối hợp với quản lý và phòng Nhân sự để hoàn tất bàn giao, thanh toán quyền lợi và nhận lại các giấy tờ cần thiết. Thực hiện đầy đủ từng bước giúp bạn kết thúc công việc minh bạch, hạn chế phát sinh tranh chấp sau này.

6.1. Gửi thông báo nghỉ việc và lưu lại xác nhận

Gửi đơn hoặc email theo đúng kênh tiếp nhận mà công ty quy định, chẳng hạn quản lý trực tiếp, phòng Nhân sự hoặc Ban Giám đốc. Sau đó, bạn nên lưu lại email, tin nhắn hoặc văn bản xác nhận đã nhận đơn để làm căn cứ về thời điểm bắt đầu báo trước.

Nếu công ty yêu cầu ký mẫu đơn nội bộ hoặc thực hiện quy trình trên hệ thống, hãy hoàn thành đầy đủ để tránh thiếu hồ sơ.

6.2. Thống nhất kế hoạch bàn giao

Trao đổi sớm với quản lý về danh sách công việc, người tiếp nhận và thời hạn bàn giao. Một kế hoạch bàn giao nên thể hiện rõ:

• Các đầu việc đang thực hiện và mức độ hoàn thành.
• Hồ sơ, tài liệu, dữ liệu, tài khoản công việc cần chuyển giao.
• Việc cần tiếp tục xử lý sau ngày nghỉ.
• Người tiếp nhận và cách liên hệ khi cần làm rõ thông tin.

Nên bàn giao bằng văn bản hoặc bảng theo dõi để các bên dễ kiểm tra, xác nhận.

6.3. Hoàn trả tài sản, hồ sơ và hoàn tất công việc còn lại

Trước ngày làm việc cuối cùng, người lao động cần hoàn trả các tài sản được công ty giao như máy tính, điện thoại, thẻ nhân viên, chìa khóa, tài liệu, thiết bị hoặc công cụ làm việc khác.

Đồng thời, hãy hoàn tất các công việc đã cam kết, cập nhật tiến độ và bàn giao quyền truy cập vào tài khoản, thư mục hoặc hệ thống chung theo hướng dẫn của công ty. Không tự ý xóa dữ liệu công việc hoặc chuyển dữ liệu nội bộ sang tài khoản cá nhân.

6.4. Kiểm tra lương, phép năm, bảo hiểm và giấy tờ cần nhận

Bạn nên chủ động đối chiếu với phòng Nhân sự về:

• Tiền lương và các khoản phụ cấp, thưởng hoặc hoa hồng còn được nhận theo thỏa thuận.
• Số ngày phép năm chưa sử dụng. Nếu chưa nghỉ hết, người lao động được thanh toán tiền cho những ngày chưa nghỉ theo quy định.
• Việc chốt, xác nhận quá trình tham gia bảo hiểm xã hội và các thủ tục liên quan.
• Giấy tờ cần nhận lại như hợp đồng lao động, bản sao hồ sơ đã nộp, quyết định chấm dứt hợp đồng hoặc giấy xác nhận quá trình công tác nếu có nhu cầu.

Theo Bộ luật Lao động năm 2019, các khoản liên quan khi chấm dứt hợp đồng về nguyên tắc phải được thanh toán trong 14 ngày làm việc; một số trường hợp đặc biệt có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày. 

Việc hoàn tất quy trình nghỉ việc một cách trách nhiệm sẽ giúp bạn bảo vệ quyền lợi của mình và giữ được mối quan hệ chuyên nghiệp với công ty, quản lý và đồng nghiệp.

7. Những lỗi cần tránh khi xin nghỉ việc trước 45 ngày

Dù đã nộp đơn đúng thời điểm, một vài sai sót trong quá trình báo nghỉ và bàn giao vẫn có thể ảnh hưởng đến quyền lợi, hồ sơ nghỉ việc hoặc mối quan hệ nghề nghiệp sau này. Bạn nên lưu ý tránh các lỗi sau:

• Tự ý nghỉ trước khi hết thời hạn báo trước: Không nên tự dừng làm việc khi chưa đủ 45 ngày, trừ khi công ty đồng ý bằng văn bản hoặc bạn thuộc trường hợp được nghỉ không cần báo trước theo quy định.
• Chỉ thông báo miệng, không có căn cứ lưu lại: Hãy gửi đơn hoặc email qua đúng kênh tiếp nhận và lưu lại xác nhận đã nhận thông báo để làm căn cứ xác định thời điểm báo trước.
• Ghi ngày nghỉ không rõ ràng: Thay vì viết “xin nghỉ sau 45 ngày”, cần nêu cụ thể ngày gửi đơn và ngày làm việc cuối cùng dự kiến để hai bên dễ đối chiếu.
• Không bàn giao công việc hoặc tài sản đầy đủ: Cần bàn giao rõ các đầu việc, hồ sơ, dữ liệu, tài khoản và tài sản công ty; nên có xác nhận của người tiếp nhận hoặc quản lý khi hoàn tất.
• Dùng lời lẽ tiêu cực trong đơn và email nghỉ việc: Dù lý do nghỉ việc là gì, đơn vẫn nên trình bày ngắn gọn, trung tính và tôn trọng để giữ hình ảnh chuyên nghiệp.

8. Câu hỏi thường gặp (FAQs) 

8.1. Đơn xin nghỉ việc trước 45 ngày có bắt buộc phải được công ty đồng ý không?

Không bắt buộc, nếu người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng đúng điều kiện pháp luật. Với hợp đồng lao động không xác định thời hạn, người lao động cần báo trước ít nhất 45 ngày. Đây là thông báo chấm dứt hợp đồng, không phải đơn chờ công ty phê duyệt.

Tuy vậy, bạn vẫn cần gửi qua đúng kênh, lưu xác nhận đã gửi và hoàn tất bàn giao theo quy định nội bộ.

8.2. Có thể gửi đơn xin nghỉ việc qua email không?

Có. Email là cách thông báo thuận tiện nếu công ty chấp nhận hoặc quy định nội bộ cho phép. Bạn nên gửi cho quản lý trực tiếp và phòng Nhân sự, ghi rõ ngày gửi, ngày làm việc cuối cùng dự kiến, đồng thời lưu lại email phản hồi hoặc xác nhận đã nhận.

Nếu công ty yêu cầu đơn giấy hoặc biểu mẫu trên hệ thống, hãy hoàn thiện thêm các thủ tục này để hồ sơ nghỉ việc đầy đủ.

8.3. Nghỉ việc trước 45 ngày có được nhận lương và trợ cấp thôi việc không?

Nếu thực hiện đúng thời hạn báo trước và hoàn tất trách nhiệm bàn giao, người lao động vẫn được nhận lương, các khoản phụ cấp, hoa hồng hoặc thưởng theo thỏa thuận và quy chế áp dụng của công ty.

Trợ cấp thôi việc được chi trả khi bạn làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên và đáp ứng các điều kiện theo luật. Thời gian đã đóng bảo hiểm thất nghiệp thường không được tính để chi trả trợ cấp thôi việc, vì vậy cần trao đổi với phòng Nhân sự để đối chiếu từng trường hợp.

8.4. Công ty không phản hồi đơn nghỉ việc thì người lao động phải làm gì?

Bạn nên gửi lại email hoặc văn bản nhắc, đề nghị xác nhận đã nhận thông báo; đồng thời lưu toàn bộ bằng chứng gửi đơn. Trong thời gian 45 ngày báo trước, vẫn cần đi làm, hoàn thành công việc và chủ động bàn giao.

Nếu công ty không phản hồi nhưng bạn đã thông báo đúng hạn, đúng căn cứ và có bằng chứng, việc chấm dứt hợp đồng không vì thế mà tự động mất hiệu lực. Khi phát sinh tranh chấp về thủ tục hoặc quyền lợi, bạn nên liên hệ cơ quan có thẩm quyền hoặc tư vấn pháp lý phù hợp.

8.5. Có thể rút ngắn thời gian báo trước 45 ngày không?

Có thể, nếu công ty đồng ý. Bạn nên đề xuất bằng email hoặc văn bản, nêu rõ ngày mong muốn nghỉ sớm và kế hoạch bàn giao. Chỉ nên nghỉ trước thời hạn khi đã nhận được sự chấp thuận rõ ràng từ công ty.

Một số trường hợp đặc biệt theo luật có thể được đơn phương chấm dứt hợp đồng mà không cần báo trước; tuy nhiên, người lao động cần kiểm tra kỹ điều kiện áp dụng trước khi thực hiện.

8.6. Người lao động có cần nêu lý do nghỉ việc trong đơn không?

Với trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng đúng thời hạn báo trước, người lao động không nhất thiết phải trình bày chi tiết lý do trong đơn. Bạn có thể ghi ngắn gọn như “do định hướng nghề nghiệp cá nhân”, “do kế hoạch gia đình” hoặc “vì lý do cá nhân”.

Quan trọng hơn là đơn cần nêu rõ thời điểm thông báo, ngày làm việc cuối cùng và cam kết phối hợp bàn giao. Quy định về quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng, thời hạn báo trước và trách nhiệm thanh toán khi nghỉ việc được quy định tại.

Sau khi khép lại hành trình cũ một cách văn minh và đúng luật, việc tìm kiếm một bệ phóng sự nghiệp mới vững chắc là ưu tiên hàng đầu của nhiều nhân sự tài năng. Nếu bạn đang hướng đến một môi trường làm việc chuyên nghiệp, nơi chú trọng đầu tư vào sự phát triển lâu dài của nhân sự, HBR Holdings chính là điểm dừng chân lý tưởng.

Tại HBR Holdings, chúng tôi luôn "trải thảm đỏ đón nhân tài" và coi sự phát triển của mỗi cá nhân là thước đo thành công của tập đoàn:

• Văn hóa học tập trọn đời (Learning Culture): Nhân sự được tài trợ chi phí tham gia các khóa đào tạo nội bộ về tư duy, kỹ năng, quản trị doanh nghiệp, Sales và Marketing. Cấp quản lý được hỗ trợ chi phí tham gia các khóa học nâng cao bên ngoài.
• Học hỏi và làm việc cùng chuyên gia hàng đầu: Cơ hội cọ xát trực tiếp với các chuyên gia tên tuổi như Giáo sư Dave Ulrich, TS. Alok Bharadwaj, TS. Lê Thẩm Dương, ThS. Phạm Thu Thủy.
• Cơ hội thăng tiến không giới hạn: Thách thức bản thân qua các bài toán thực chiến để trở thành Leader trẻ, CEO startup tương lai trong hệ sinh thái đa dạng.
• Môi trường làm việc chính trực: Đánh giá nhân sự dựa trên kết quả và nỗ lực thực tế, minh bạch thông qua công cụ OKRs, tuyệt đối không có văn hóa bè phái hay hạ bệ lẫn nhau.
• Chính sách đãi ngộ công bằng: Cơ chế thu nhập Win - Win, mức lương thưởng hoàn toàn tương xứng với năng lực, hiệu suất làm việc và tinh thần cống hiến.

GIA NHẬP CÙNG CHÚNG TÔI ĐỂ BỨT PHÁ SỰ NGHIỆP TẠI HBR HOLDINGS CAREERS NGAY HÔM NAY!

Thực hiện thủ tục xin nghỉ việc trước 45 ngày đúng quy định giúp bạn bảo vệ trọn vẹn quyền lợi cá nhân, đồng thời thể hiện phong cách làm việc chuyên nghiệp đến phút cuối cùng.

Hy vọng những mẫu đơn và chia sẻ chi tiết từ HBR Holdings Careers sẽ hỗ trợ bạn thực hiện quy trình xin nghỉ việc một cách thuận lợi, tạo tiền đề tốt đẹp cho bước chuyển mình sự nghiệp tiếp theo!